帮助退休计划参与者完成的7个建议 & 定期更新受益人名称
员工忘记更新退休计划的受益人名称是很常见的，尤其是年轻的计划参与者，他们往往不太注意这些名称，因为, 毕竟, 他们有大把的时间来照顾它. 但即使你知道这正在发生, 你可能想知道(作为计划发起人)提醒他们更新他们的文件是否是你的工作. 毕竟，你应该是他们的雇主，而不是他们的直升机家长.
虽然雇主当然没有责任检查和反复检查雇员受益人指定的准确性, 有一些很好的理由说明为什么计划发起人应该重新考虑他们在这个过程中的角色.
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尽管有些雇主认为收集和保存完整的受益人表格是计划记录保管人(或第三方管理人)的责任, 通常, 这个责任实际上落在了计划管理者(也被称为雇主)身上. 确定, your TPA is likely saving the beneficiary forms they receive; but it’s actually up to the employer to keep completed beneficiary forms on file for every employee who is eligible to participate in the plan – even if they are not deferring.
根据1974年《比较靠谱的赌博软件》第107条, 负责计划报告归档的一方必须“保持记录，以提供足够的细节进行核实。, 解释, 澄清和检查准确性和完整性.“另外, 根据第209条, 雇主必须保存足够的雇员记录，以确定这些雇员应得或可能应得的福利.”
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为什么要确保表单更新?
虽然计划管理员坚持让他们的员工参加计划, 他们并不总是要求填写受益人指定表格.
法律要求大多数计划, 包括401(k)计划, 将配偶至少列为参与者计划的部分受益人，除非该人同意指定其他受益人. 结果是, 许多已婚员工会选择不填写受益人指定，因为他们认为没有必要. 然而，问题是情况会随着时间而改变. 单身参与者结婚, 已婚的参与者离婚(可能再婚)，等等，当生活发生的时候, 参与者经常忽略更新他们的受益人名称，以跟上变化.
So, 例如, 如果参与者离婚再婚，但希望第一次婚姻的孩子成为受益人, 如果参与者没有更新他们的受益人指定表格, 他们的新配偶可能会继承退休计划福利的权利. 除非有合格的家庭关系令(QDRO)将福利分配给早期家庭成员，或者他们在结婚后同意另一个受益人. 在这种情况下，经常导致的结果是纠纷以诉讼告终, 事实上，这种情况比你想象的要多.
以下7个贴士有助确保雇员的受益人资料完整, 电流和安全.
- 安全地保留受益人指定的副本. 你不希望某人的愿望因为计划层面的记录保存不佳而被取消. 这是重要的信息，应该这样对待. 无论你是保留纸质文件还是电子文件，都要确保它们是有序和安全的.
- 知道谁负责保管指定表格. 主要责任在于计划管理员. 然而，众所周知，记录保管员和贸易促进项目承担了保存表格的责任. 在供应商的服务协议中列出责任方并将此信息传达给您的员工是很重要的.
- 在年度公开登记过程中分发新的受益人指定表格. 这将提醒和鼓励参与者填写或更新他们的表格. 不要忘记利用这个机会提醒他们，当他们的个人情况发生变化时，他们的表格也应该更新.
- 让雇主知道受益人指定何时有效. 为了避免以后的混乱, 确保让符合条件的参与者知道受益人指定(新的或更新的)只有在计划管理人或代理人收到后才有效.
- 确定是否应更新参与者账户对账单以包括当前受益人. 至少，年终报表应包括当前受益人的信息. 您也可以每年向每位参与者单独发出一次通知.
- 注意. 如果你知道参与者要结婚了, 离婚或有孩子——抓住机会给他们一份受益人指定表格，并解释为什么需要更新.
- 了解你的计划是否在双方离婚时自动撤销受益人的指定，并将你的发现告知计划概要描述中的参与者. 如果离婚令规定死亡抚恤金归配偶, 自动撤销条款可以在无意中剥夺前配偶的继承权. 而且，如果没有QDRO，参与者和前配偶都可能不知道这一点.
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作者:Andrea McLane，注册会计师，QKA(都柏林办事处)