统一指导将重点放在书面政策上 & 程序
作为一个公共实体, 你被要求遵守各种政策和程序的变化，自从 联邦奖励的统一管理要求、成本原则和审计要求 由美国管理预算办公室(OMB)于2014年12月生效. 但, 相信我, 虽然已经过去好几年了, 仍然有很多让人困惑的地方——特别是关于统一拨款指导(UGG)。.
UGG带来的变化, 大家都知道, have been extensive; but perhaps the most notable change is that your entity must have written policies and procedures in place related to the actual compliance requirements now on the books – even if you have yet to be subjected to an single audit. 话虽如此, 如果我们要寻找一线希望, 有一个组织的政策和程序的全面记录实际上是一件好事, 特别是对于那些希望改善内部控制和减少资金滥用可能性的公司.
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统一指导强调政策和程序是其保持对联邦奖励的有效内部控制的核心目标.
以下是关于您的书面政策和程序需要注意的关键变化的简要概述. 如果你还没有这样做，请优先采用或更新以下政策和程序.
补偿政策
始终适用于联邦和非联邦活动, 该政策应确保薪酬是合理的，并与既定的组织政策相一致. 所有支付给联邦政府的薪金和工资都必须有合理的保证，确保人事费用是以准确的方式发生的, 允许和适当分配.
附带福利政策
该书面政策必须一致地描述有关分配给联邦奖励的任何附带福利的成本分配方法.
差旅费政策
如果旅行费用由联邦政府支付，则必须制定书面政策. 文件必须证明个人的参与是必要的，与旅行有关的费用是合理的，并符合实体的既定旅行政策.
利益冲突政策
解决利益冲突的书面政策应该包含两个部分. 第一个应该涵盖你的实体的员工，第二个应该涵盖潜在的利益冲突，并从整个实体的层面. 它还必须处理与违规行为有关的纪律处分.
记录保留和访问策略
该政策必须规定实体的记录必须保存的时间期限(时间可能因特定的授予协议而异)。. 所有与特定联邦裁决有关的记录, 包括财务记录, 财产购买, 支持文档, 统计记录, 等.，须自最后开支报告提交之日起保存三年.
允许成本程序
确定您的实体是否有书面程序记录如何确保合规性. 在评估允许成本时应考虑的一些因素.
财务管理程序
包括文件合规性和追踪资金的记录，以确定它们是否按照联邦法规使用, 规定和联邦奖励的条款和条件. 记录应包括:
奖项名称
联邦国内援助(CFDA)编号目录
所有联邦资助活动的资金来源和运用.
预付款和报销程序
概述您收取联邦基金付款的程序，以及您的实体在预付款与报销方面的责任.
采购及采购程序
关于采购和采购的联邦条例现在要求有文件证明, 一套详细的实践，促进充分和公开的供应商竞争，以最大限度地提高成本效益.
设备程序
详细管理所使用的设备, 库存记录, 用联邦资金购买的设备的处置方法和资金的使用.
强制披露程序
所有涉及欺诈的违反联邦刑法的行为, 可能影响联邦裁决的贿赂或小费违规行为必须及时查明并披露, 以书面形式, 给联邦授予机构或传递实体.
即使你的实体可能已经有很多这样的书面政策和程序, 审查它们并确保它们符合统一指导也很重要. 如果不能建立自己的公司，可能会收到管理层的来信评论和潜在的审计发现. 此外, 重新审视你的政策和程序不仅有助于让审计人员远离你. 花点时间确保你的“t”是交叉的，“i”是虚线的，这将使你的实体在新的人进入时处于一个很好的位置, 哪一种方法能最大限度地利用你的时间和资源.
电子邮件的意图 & 比较靠谱的赌博软件 以了解更多关于统一指引的信息，并了解你们现有的政策和程序是否符合这些新规定.
作者:Jennifer Kasserman，注册会计师(新费城办事处)